URSA GROUP: facturas que encuentran su camino
En este caso de éxito, URSA GROUP convierte correos, adjuntos y revisiones manuales en un flujo de automatización de facturas que interpreta cada documento y reserva la intervención humana para las decisiones que realmente la necesitan.
El reto de URSA GROUP: demasiados pasos manuales
Las facturas de URSA GROUP llegaban a través de distintos buzones. Era necesario abrir cada correo, descargar los adjuntos, revisar su contenido, clasificarlo y archivarlo individualmente.
El tiempo se consumía trasladando información entre herramientas, con poca visibilidad sobre qué documentos habían sido procesados y cuáles requerían atención.
Saber en qué departamento está cada factura, sin preguntar
Incluso con las facturas ya recibidas y revisadas, quedaba una pregunta sin resolver: a qué departamento correspondía cada una y en qué punto estaba. Responderla significaba escribir a otro equipo y esperar.
El flujo clasifica automáticamente cada factura por departamento en cuanto se procesa. Administración consulta el estado de cualquier factura —propia o de otro departamento— sin depender de que alguien más responda a un correo.
La automatización de facturas de URSA GROUP
El flujo de URSA GROUP lee los correos, identifica las facturas relevantes y extrae sus datos mediante IA documental. Las reglas de negocio determinan qué puede continuar automáticamente y qué debe pasar por validación humana.
Antes de archivarla, el flujo asigna cada factura al departamento que le corresponde, así que llega ya clasificada. Después queda archivada en SharePoint, con un recorrido preparado para conectarse posteriormente con el ERP.
Resultados para URSA GROUP: menos administración, más trazabilidad
El equipo de URSA GROUP conserva la capacidad de revisar excepciones sin tener que intervenir en todas las facturas. El proceso avanza de forma ordenada y deja visible qué ha ocurrido en cada etapa, en cualquiera de las empresas del grupo.
Cómo se construye un flujo así
Dos lecturas sobre qué tareas administrativas conviene automatizar y qué necesitan los datos para que la IA documental funcione.
Tareas administrativas → La base invisible de la IA → Automatización e IA en Lleida →¿Cuántos documentos mueve manualmente tu equipo?
Podemos diseñar un flujo que automatice el recorrido sin perder visibilidad ni capacidad de decisión.
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